Rechtliches · Kontaktanfragen · Bewerbungen

Datenschutzhinweise

Stand: 8. November 2026 · Fassung 2026-11-08.3

Mit diesen Hinweisen informieren wir darüber, wie ALVA Solutions GmbH personenbezogene Daten auf dieser Website, bei Projektanfragen und im Bewerbungsverfahren verarbeitet.

1. Verantwortliche Stelle

ALVA Solutions GmbH
Ludwig-Erhard-Straße 18
20459 Hamburg
E-Mail: backoffice@alva-solutions.de
Telefon: +49 160 95421845

2. Website und Kontaktanfragen

Wenn Sie unsere Website aufrufen, verarbeitet der Hostinganbieter technische Verbindungsdaten, die für Auslieferung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich sind. Dazu können Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie die IP-Adresse gehören. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Websitebetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind; technische Sicherheitsaufzeichnungen können länger aufbewahrt werden, soweit dies zur Aufklärung konkreter Störungen oder Angriffe erforderlich ist.

Wir nutzen technisch notwendige Cookies für den Betrieb der Website. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ohne die hierfür erforderliche Einwilligung. Wenn Sie uns über ein Kontaktformular oder per E-Mail anschreiben, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um die Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Gründe zur Rechtsverteidigung entgegenstehen.

2a. Projektanfragen und geschäftliche Kontaktverwaltung

Wenn Sie uns eine Projektanfrage zur Elektroplanung senden, verarbeiten wir Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten, den Projektort, den Zeitrahmen, die Projektbeschreibung sowie den gewünschten Antwortweg. Pflichtangaben benötigen wir, um die Anfrage zuzuordnen und zu bearbeiten. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder telefonisch.

Wir verwenden diese Angaben zur Prüfung und Bearbeitung der Anfrage, zur projektbezogenen Kommunikation und gegebenenfalls zur Vorbereitung eines Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei einem Vertrag mit Ihnen oder entsprechenden vorvertraglichen Maßnahmen. Bei geschäftlichen Anfragen im Namen eines Unternehmens beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der geordneten Bearbeitung und Dokumentation geschäftlicher Anfragen.

Die technische Erfassung erfolgt über unser bestehendes IONOS-Webhosting mit einer geschützten Zwischenspeicherung. Für die Kontakt- und Vorgangsverwaltung setzen wir Quentn der Quentn.com GmbH, Friedrich-Ebert-Str. 51, 14469 Potsdam, ein. Die projektbezogene E-Mail-Kommunikation erfolgt über unser Microsoft-365-Postfach anfragen@alva-solutions.de. Die Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag. Ergänzende Informationen zu Hosting und Microsoft 365 finden Sie im Abschnitt über eingesetzte Dienstleister. Quentn sieht grundsätzlich eine Verarbeitung in EU/EWR vor; der Vertragsanhang nennt Hetzner Online GmbH und Amazon Web Services EMEA SARL als Unterauftragnehmer. Etwaige Drittlandübermittlungen richten sich nach den dokumentierten Vertragsbedingungen und den dafür geltenden gesetzlichen Schutzmaßnahmen.

Eine Projektanfrage führt zu keiner Anmeldung für Werbung oder einen Newsletter. Wir antworten zur angefragten Sache über den von Ihnen gewählten Kontaktweg. Bestehende Werbeabmeldungen bleiben erhalten. Die hier beschriebene Anfragefunktion setzt keine Analyse- oder Werbecookies und verwendet kein Öffnungs- oder Klicktracking.

Wir speichern die Angaben, solange sie für die Bearbeitung und die dokumentierte Geschäftsanbahnung erforderlich sind. Transportkopien in der geschützten technischen Zwischenspeicherung werden nach 30 Tagen zur Löschung geprüft, sobald CRM und Postfach nachweislich vollständig sind; ungeklärte Bearbeitungsfälle bleiben bis zur Klärung erhalten. Nicht weiterverfolgte Anfragen prüfen wir spätestens sechs Monate nach dem letzten sachlichen Kontakt und löschen sie, soweit kein fortbestehender Zweck oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Gesetzlich erforderliche Geschäftsunterlagen werden getrennt für die jeweils geltende Frist aufbewahrt. Sicherungskopien werden nach den vertraglichen Sicherungszyklen überschrieben und nicht für eine erneute Ansprache verwendet.

Wenn wir geschäftliche Ansprechpartner aus öffentlich zugänglichen Quellen recherchieren, dokumentieren wir die offizielle Unternehmensquelle, das Prüfdatum und den konkreten geschäftlichen Bezug. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit einer Prüfung der betroffenen Interessen. Innerhalb eines Monats nach der Erhebung, spätestens jedoch bei der ersten Kommunikation, informieren wir über die Datenherkunft und die Verarbeitung nach Art. 14 DSGVO. Öffentlich verfügbare Kontaktdaten begründen keine Werbeeinwilligung. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbarer Wirkung erfolgt in diesem Vertriebsweg nicht.

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch können Sie über backoffice@alva-solutions.de geltend machen. Weitere Rechte und die zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie im allgemeinen Abschnitt dieser Datenschutzhinweise.

2b. Kontaktanfragen zur Elektroplanung über Facebook und Instagram

Über unsere Anzeigen auf Facebook und Instagram können Sie ein kurzes Instant-Formular direkt bei Meta absenden und ALVA Solutions um Kontakt zur Elektroplanung bitten. Erforderlich sind Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse. Ihr Unternehmen und die Unternehmensart können Sie freiwillig ergänzen. Meta kann Angaben aus Ihrem Profil vorausfüllen; bitte prüfen Sie diese vor dem Absenden.

Wir erhalten die von Ihnen bestätigten Angaben über die Meta-Schnittstelle und übernehmen sie in unser Quentn-CRM. Zusätzlich verarbeiten wir die technische Lead-Kennung und die zugehörigen Formular- und Eingangsangaben, soweit Meta diese übermittelt, um die Anfrage zuzuordnen und Mehrfacheingänge zu erkennen. Freiwillige Antworten können als Kontaktnotiz gespeichert werden. Die zuständigen Personen bei ALVA werden über den Eingang informiert. Die sachliche Bearbeitung und Antwort per E-Mail erfolgt über Microsoft 365, insbesondere anfragen@alva-solutions.de. Angaben zu Quentn, Microsoft und Ihren Rechten finden Sie auch in den übrigen Abschnitten dieser Hinweise.

Zwecke sind die Bearbeitung Ihres ausdrücklich angeforderten Kontakts, die Klärung Ihres Bedarfs und gegebenenfalls die Vorbereitung eines Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind oder entsprechende vorvertragliche Maßnahmen anfordern. Bei Anfragen im Namen eines Unternehmens ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage; unser berechtigtes Interesse ist die geordnete Bearbeitung und Dokumentation geschäftlicher Kontaktanfragen. Ohne die erforderlichen Kontaktdaten können wir Ihnen nicht per E-Mail antworten. Alternativ können Sie uns unmittelbar per E-Mail kontaktieren.

Das Absenden ist keine Newsletteranmeldung. Wir verwenden den Kontaktwunsch nicht als pauschale Einwilligung in weitere Werbung. Bestehende Werbeabmeldungen werden nicht als neue Werbeeinwilligung behandelt. Für diese Übernahme von Kontaktanfragen richten wir weder einen Kundenlisten-Upload noch eine Rückübermittlung von CRM-Kontaktdaten für Remarketing ein. Der gesonderte Abschnitt zur freiwilligen Erfolgsmessung auf Bewerbungsseiten betrifft einen anderen Vorgang.

Meta Platforms Ireland Limited, Irland, stellt das Formular innerhalb seiner Plattform bereit und verarbeitet dort Nutzungs-, Geräte- und Interaktionsdaten nach den eigenen Bedingungen. Die Verarbeitung durch Meta, mögliche Verknüpfungen mit Ihrem Meta-Konto, Drittlandübermittlungen, Speicherfristen und Ihre dortigen Wahlmöglichkeiten beschreibt Meta in seinen Datenschutzhinweisen. Unsere hier erläuterte Verarbeitung beginnt mit dem Empfang Ihrer Kontaktanfrage; Quentn und Microsoft werden für die anschließende Bearbeitung in unserem Auftrag eingesetzt.

Wir speichern die Anfrage nur, solange sie zur Bearbeitung und dokumentierten Geschäftsanbahnung erforderlich ist. Nicht weiterverfolgte Anfragen prüfen wir spätestens sechs Monate nach dem letzten sachlichen Kontakt und löschen sie, soweit kein fortbestehender Zweck oder eine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Gesetzlich erforderliche Geschäftsunterlagen werden getrennt nach den jeweils geltenden Fristen aufbewahrt. Sie können uns unter backoffice@alva-solutions.de kontaktieren und insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch im gesetzlichen Umfang verlangen. Weitere Rechte und die Aufsichtsbehörde finden Sie in Abschnitt 8.

2c. Freiwillige Werbeerfolgsmessung für Elektroplanungsanfragen

Wenn diese Messfunktion auf unserer Elektroplanungsseite freigeschaltet ist und Sie gesondert freiwillig einwilligen, verwenden wir dort Meta Pixel und eine private Serveranbindung an die Meta Conversions API. Wir möchten damit erkennen, welche Anzeigen zu Anfragen, qualifizierten Geschäftsanfragen, Angeboten und Aufträgen führen. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Die Messung ist von Ihrer Projektanfrage und einer etwaigen Werbe-E-Mail-Einwilligung getrennt. Eine Anfrage ist auch ohne Werbemessung möglich.

Welche Daten betroffen sind: Nach Ihrer Zustimmung lädt der Browser das Meta Pixel. Dabei verarbeitet Meta insbesondere die bereinigte Seitenadresse, Besuchs- und Anfrageereignisse, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls die Cookie-Kennungen _fbp und _fbc. Bei einer Website-Anfrage übermittelt unsere Serveranbindung einen SHA-256-Abgleichwert der normalisierten E-Mail-Adresse, die Browserkennung und eine Ereigniskennung. Für spätere Vertriebsschritte werden derselbe Abgleichwert, der tatsächlich erreichte Status und dessen Zeitpunkt verwendet. Im Messprotokoll können außerdem numerische Kampagnen-, Anzeigengruppen- und Anzeigenkennungen gespeichert werden. Ein Hashwert ist eine pseudonyme Kennung und keine Anonymisierung.

Wenn für eine Anfrage über ein Meta-Instant-Formular ein gesonderter und verifizierter Messnachweis vorliegt, kann anstelle des E-Mail-Abgleichwerts die Meta-Lead-Kennung zur Zuordnung dienen. Die bloße Formularabsendung und ein vorhandener E-Mail-Status gelten nicht als solche Zustimmung. Ohne verifizierten Nachweis übermittelt unsere Serveranbindung keine nachfolgenden CRM-Statusereignisse dieses Formularleads. Die Bearbeitung Ihres Kontaktwunsches bleibt davon unberührt.

Freie Projektbeschreibungen, Pläne, Gesprächsnotizen, Rechnungen, Auftragsbeträge und unser früheres Recherche-Adressarchiv werden durch diese Messanbindung nicht an Meta übermittelt. Quentn dient der internen Anfrage- und Vertriebsbearbeitung; die zusätzliche Ereignisübermittlung erfolgt über unsere eigene private Serveranbindung. Ein gleichzeitiger zweiter Versand über eine native Quentn-Conversion-Kampagne ist dafür nicht vorgesehen.

Zwecke, Rechtsgrundlage und Rollen: Wir verwenden die Messdaten zur Zuordnung und Bewertung unserer Werbung. Meta kann sie mit vorhandenen Kontoinformationen verbinden und auch für personalisierte Werbung und die Verbesserung eigener Produkte nutzen. Unsere Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; für nicht erforderliche Zugriffe auf Ihr Endgerät gilt zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG. Für bestimmte Abgleich-, Mess- und Analysedienste verarbeitet Meta Ireland Daten im Auftrag. Soweit Meta und wir die Erhebung und Übermittlung für die in den Meta-Bedingungen bezeichneten weiteren Zwecke gemeinsam bestimmen, gilt die Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO. ALVA ist insbesondere für die Informationen, die Rechtsgrundlage und die technische Umsetzung auf der eigenen Seite zuständig; Meta übernimmt die in der Vereinbarung beschriebenen Pflichten für die anschließende Verarbeitung. Sie können Ihre Datenschutzrechte auch gegenüber ALVA geltend machen. Die wesentlichen Regelungen finden Sie in Metas Bedingungen für Business-Tools und der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit.

Verarbeitung außerhalb der EU: Eine Verarbeitung in den USA und weiteren Drittländern ist möglich. Meta erklärt, für erfasste Übermittlungen an zertifizierte US-Unternehmen den EU-US-Datenschutzrahmen und den entsprechenden Angemessenheitsbeschluss zu nutzen; für andere Übermittlungen nennt Meta insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen. Näheres zu Empfängern, Übermittlungen und Ihren Möglichkeiten erläutert die Datenschutzrichtlinie von Meta.

Auswahl, Nachweis und Aufbewahrung: Unser Cookie alva_meta_b2b merkt sich Ihre Auswahl höchstens 180 Tage. Eine einmalige Bestätigung verlängert sich durch das erneute Öffnen der Einstellungen nicht automatisch. Der private Nachweis enthält eine zufällige Kennung, den Wortlaut und die Version des Hinweises, dessen Prüfsumme, den serverseitigen Zeitpunkt, die Entscheidungsmethode und einen etwaigen Widerruf. Die Website-Messfreigabe gilt höchstens 180 Tage ab Zustimmung. Unsere gesonderten Zuordnungs- und Ereignisdaten werden nach spätestens 730 Tagen ab der ursprünglichen Anfrage entfernt; Einwilligungs- und Widerrufsnachweise nach spätestens 1.095 Tagen ab der letzten Zustimmung oder dem Widerruf. Eine minimale Vorgangskennung verhindert für weitere 1.095 Tage ab dieser Bereinigung eine erneute Zuordnung bereits abgelaufener Vorgänge. Die Bereinigung läuft auch bei abgeschalteter Messung. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Projekt- und Vertragsunterlagen sind davon getrennt. Meta nennt für Event-Daten eine maximale Aufbewahrung von zwei Jahren; für weitere von Meta verantwortete Verarbeitungen gilt dessen Datenschutzrichtlinie.

Widerruf: Über „Werbemessung“ auf der Elektroplanungsseite können Sie Ihre Zustimmung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf stoppt den Pixel und wird zusätzlich serverseitig für die zugehörige Nachweiskennung gespeichert, damit spätere Übermittlungen gesperrt werden. Falls Sie ein anderes Gerät verwenden oder die Kennung nicht mehr vorliegt, wenden Sie sich bitte an anfragen@alva-solutions.de; wir ordnen Ihre Anfrage nach Identitätsprüfung zu. Ihre Projektanfrage bleibt erhalten und kann weiter bearbeitet werden. Die Rechtmäßigkeit bereits erfolgter Verarbeitungen bleibt unberührt. Allgemeine Betroffenenrechte und die Beschwerdemöglichkeit finden Sie im Abschnitt „Ihre Rechte“.

2d. Technisch notwendige Cookies und Ihre Auswahl

Cookies und vergleichbare Speicherzugriffe sind von einer Talentpool-Einwilligung getrennt. Technisch unbedingt erforderliche Funktionen nutzen wir im Rahmen von § 25 Abs. 2 TDDDG. Für optionale Werbemessung ist Ihre vorherige freiwillige Zustimmung erforderlich (§ 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Ablehnung beeinträchtigt Ihre Anfrage oder Bewerbung nicht.

Die Bewerbungsformulare für persönliche Assistenz und Vertrieb verwenden die notwendigen Sitzungscookies alva_bewerbung_pa bzw. alva_bewerbung_vertrieb zum Schutz und zur sicheren Zuordnung der Formulare. Diese sind als Cookies für die Browsersitzung gesetzt. Der Lernbereich verwendet lernen_sid für seine Anmeldung und Sitzung mit einer Cookie-Laufzeit von höchstens 30 Tagen; eine vorherige Abmeldung beendet die zugehörige Anmeldung. Diese Cookies dienen keiner Werbemessung und sind auf den jeweiligen Bereich begrenzt.

Die freiwillige Auswahl zur Meta-Messung auf den beiden Bewerbungsseiten wird im lokalen Browserspeicher (localStorage) unter alva_recruiting_meta_consent bzw. alva_bewerbung_vertrieb_meta_consent mit Entscheidung, Zeitpunkt und Fassung gemerkt. Die Anwendung behandelt eine Auswahl höchstens 180 Tage als gültig. Sie können sie vorher jederzeit ändern. Nach Zustimmung können Meta-Cookies wie _fbp und _fbc hinzukommen; bei Widerruf beendet die Seite die Freigabe und entfernt diese von ihr erreichbaren Cookies.

Über „Tracking-Einstellungen“ auf der jeweiligen Seite können Sie zustimmen, ablehnen oder eine Zustimmung widerrufen: Persönliche Assistenz · Vertrieb. Für eine auf der Elektroplanungsseite angebotene Messung gelten der dortige Auswahlweg „Werbemessung“ und Abschnitt 2c. Andere Browser oder Geräte haben eine eigene Auswahl. Das bloße Weitersurfen, Absenden einer Bewerbung oder eine Talentpool-Zusage erteilt keine Werbemessungs-Einwilligung.

3. Bewerbungen auf offene Stellen

Diese Hinweise gelten für Bewerbungen auf alle Stellen bei der ALVA Solutions GmbH, unabhängig von Tätigkeit, Bewerbungsweg und davon, welche aktuell oder künftig von ALVA eingerichtete E-Mail-Adresse Sie für Ihre Bewerbung verwenden. Eine neue Bewerbungsadresse für eine weitere Stelle ändert den Verantwortlichen und diese allgemeinen Datenschutzhinweise nicht. Wir verarbeiten die Angaben und Unterlagen, die Sie über ein Onlineformular, per E-Mail an eine Bewerbungsadresse der ALVA Solutions GmbH oder auf einem anderen von uns angebotenen Bewerbungsweg übermitteln. Dazu können Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Zeugnisse, Nachrichten sowie freiwillige ergänzende Angaben gehören. Die Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen; eine Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen findet nur statt, wenn sie im Einzelfall für die Stelle erforderlich und rechtmäßig ist. Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, soweit diese nicht ausnahmsweise für Ihre Bewerbung erforderlich sind.

Wir verwenden Ihre Bewerbungsdaten, um Ihre Bewerbung der passenden Stelle zuzuordnen, mit Ihnen zu kommunizieren, Ihre fachliche und persönliche Eignung für diese Stelle zu prüfen und über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Pflichtangaben sind im jeweiligen Formular gekennzeichnet. Wenn erforderliche Angaben oder Unterlagen fehlen, können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht bearbeiten oder Sie nicht in das Auswahlverfahren aufnehmen. Freiwillige Angaben können Sie auslassen, ohne dass dies allein zum Ausschluss führt.

Bei einer Onlinebewerbung werden die Angaben und Dateien über die jeweilige ALVA-Webseite entgegengenommen und zur Übermittlung verarbeitet. Die Bewerbung wird an das für die jeweilige Stelle eingerichtete Recruiting-Postfach oder an ein dafür vorgesehenes Microsoft-365-System der ALVA Solutions GmbH übermittelt. Je nach Bewerbungsweg kann eine Eingangsbestätigung ohne Bewerbungsunterlagen an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet werden. Dateien werden auf dem Webserver nur vorübergehend verarbeitet, soweit dies für die Übermittlung erforderlich ist; sie werden nicht als öffentlich abrufbare Dateien bereitgestellt. Für die interne Bearbeitung nutzen wir Microsoft 365, insbesondere Outlook/Exchange Online und SharePoint; je nach Prozess können OneDrive oder Teams hinzukommen. Daneben setzen wir unsere Anwendung ALVA Personal auf einem Server bei IONOS ein. Dort verarbeiten wir erforderliche Bewerbungs-, Kommunikations- und Nachweisdaten in einer Datenbank und erforderliche Unterlagen in einem geschützten Dateibereich. Die Nutzung bleibt auf die für das Recruiting bei ALVA Solutions GmbH berechtigten Personen begrenzt. Eine freie Weitergabe an andere Unternehmen ist damit nicht verbunden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn Sie ausnahmsweise freiwillig in eine weitere Verarbeitung einwilligen, etwa in die Aufnahme in einen Talentpool, verarbeiten wir die betreffenden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Sie können eine solche Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenn Sie sich über Indeed (Indeed Ireland Operations Limited, Dublin, Irland) bewerben, erhalten wir Ihre Bewerbungsangaben und Unterlagen über den jeweils eingerichteten Übermittlungsweg, beispielsweise per E-Mail. Wir verarbeiten diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die eigenständige Verarbeitung personenbezogener Daten durch Indeed gelten die Datenschutzhinweise von Indeed. Die anschließende Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten durch die ALVA Solutions GmbH erfolgt nach diesen Datenschutzhinweisen.

Bei erfolgloser Bewerbung löschen wir Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss Ihres individuellen Bewerbungsverfahrens, in der Regel nach Zugang der Absage. Die befristete Aufbewahrung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, insbesondere nach dem AGG (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei konkreten Rechtsstreitigkeiten kann eine längere Speicherung erforderlich sein.

Bei Einstellung werden erforderliche Daten in die Personalakte übernommen. Eine freiwillige Aufnahme in unseren Talentpool für künftige Stellen erfolgt ausschließlich mit gesonderter ausdrücklicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für 24 Monate ab Bestätigung nach Abschnitt 3a. Bestehende kürzere Einwilligungsfristen bleiben unverändert; diese Fassung verlängert sie nicht. Die Einwilligung ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar. Die Löschung umfasst auch E-Mail-Kopien und personenbezogene Daten in unseren Google- und Microsoft-365-Ablagen, soweit keine anderweitige Rechtsgrundlage besteht.

Nach erfolgreicher Bewerbung übernehmen wir diejenigen Daten in die Personalverwaltung, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Hierüber informieren wir Sie gesondert.

3a. Freiwilliger Talentpool für spätere Stellen

Wenn wir Ihnen die Aufnahme in unseren Talentpool anbieten, entscheiden Sie darüber gesondert und freiwillig. Die aktuelle Bewerbung kann ohne diese Zustimmung bearbeitet werden. Rechtsgrundlage für den Talentpool ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung dürfen wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihr berufliches Profil und die hierfür erforderlichen, von Ihnen bereitgestellten Bewerbungsunterlagen 24 Monate für passende spätere Stellen bei der ALVA Solutions GmbH nutzen und Sie dazu per E-Mail oder telefonisch kontaktieren. Unnötige interne Bewertungen und nicht erforderliche besonders geschützte Angaben übernehmen wir nicht. Die Zustimmung gilt weder für andere Unternehmen noch für allgemeine Werbung oder Newsletter.

Die Frist beginnt mit Ihrer ausdrücklichen Bestätigung auf der persönlichen Einwilligungsseite, die Sie über den Link aus unserer E-Mail erreichen. Eine Verlängerung setzt eine neue ausdrückliche Zustimmung voraus. Weder Schweigen noch das Öffnen einer Nachricht, ein Import oder ein interner Bearbeitungsschritt verlängert die Frist. Ohne erneute Zustimmung endet die Nutzung für künftige Stellen; die betreffenden Pooldaten werden gelöscht, soweit keine getrennte zulässige Aufbewahrung notwendig ist.

Sie können Ihre Talentpool-Zustimmung jederzeit über den Widerrufslink oder per E-Mail an backoffice@alva-solutions.de widerrufen. Das beendet die Talentpool-Nutzung für die Zukunft. Getrennt erforderliche Daten eines laufenden Verfahrens oder gesetzliche Aufbewahrungen werden dadurch nicht automatisch aufgehoben; sie bleiben für diese anderen Zwecke beschränkt.

Für die Bearbeitung nutzen wir neben den berechtigten Microsoft-365-Bereichen unsere Anwendung ALVA Personal auf einem Server bei IONOS. Dort werden die erforderlichen Bewerbungs-, Kommunikations- und Nachweisdaten in einer Datenbank und erforderliche Anhänge im geschützten Dateibereich verarbeitet. Zugriff erhalten ausschließlich die für diesen Zweck berechtigten Personen. Der Einwilligungsnachweis hält den bestätigten Text, die Fassung, den Zeitpunkt, das Enddatum und die Zuordnung zur verantwortlichen Firma fest. Ein Aufruf der Bestätigungsseite allein ist keine Zustimmung. Unbestätigte oder abgelaufene Formulare dürfen nicht als Einwilligung verwendet werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht an generative KI übermittelt. Nachweise werden getrennt und nur soweit für Rechenschaft oder notwendige Rechtsverteidigung erforderlich aufbewahrt.

Bereits abgegebene Einwilligungen werden durch diese neue Fassung nicht verlängert. Eine zuvor zugesagte kürzere Frist gilt weiter, bis Sie nach neuer Information ausdrücklich erneut zustimmen.

4. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Innerhalb der ALVA Solutions GmbH erhalten Bewerbungsdaten nur die Personen, die mit der jeweiligen Stelle, der Personalverwaltung oder dem dafür erforderlichen technischen Betrieb betraut und zum Zugriff berechtigt sind. Die interne Weitergabe richtet sich nach der Stelle, auf die Sie sich bewerben; Bewerbungen werden nicht pauschal allen Beschäftigten zugänglich gemacht.

Technischer Hostinganbieter der Webseite ist IONOS. Für E-Mail und die interne Bewerbungsbearbeitung nutzen wir Microsoft 365, insbesondere Outlook/Exchange Online und SharePoint; je nach Stelle und Prozess können OneDrive, Teams und Microsoft Lists hinzukommen. Microsoft stellt für die in den jeweiligen Bedingungen erfassten Dienste vertragliche Datenschutzregelungen bereit, darunter EU-Standardvertragsklauseln für erfasste Drittlandübermittlungen. Microsoft beschreibt außerdem eine EU Data Boundary für bestimmte Dienste und Datenarten; begrenzte dienstbedingte Übermittlungen oder Zugriffe außerhalb dieser Grenze sind laut Microsoft nicht vollständig ausgeschlossen. Welche Dienste, Speicherregionen und Vertragsoptionen für unseren konkreten Mandanten gelten, richtet sich nach unserer Microsoft-Konfiguration und den gebuchten Leistungen. Bitte beachten Sie hierzu auch die Microsoft-Datenschutzbestimmungen und das Data Protection Addendum.

5. Social Media und Recruiting-Anzeigen

Wir können Stellenanzeigen über Angebote von Meta, insbesondere Facebook und Instagram, verbreiten. Wenn Sie dort eine Anzeige ansehen oder mit ihr interagieren, verarbeitet Meta Nutzungs- und Interaktionsdaten nach den eigenen Datenschutzhinweisen. Zu einzelnen Stellen können Sie sich direkt über ein Instant-Formular bei Meta bewerben. Meta kann Profilangaben vorausfüllen; bitte prüfen Sie diese vor dem Absenden. Bitte übermitteln Sie über das Formular keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Die von Ihnen bestätigten Angaben und die technische Lead-Kennung erhalten wir über die Meta-Schnittstelle in einer von uns genutzten Google-Tabelle (Google Sheets). Ein Google Apps Script versendet zu neu eingegangenen Bewerbungen eine interne Benachrichtigung per E-Mail an unser Recruiting-Postfach in Microsoft 365. Die Übernahme und weitere Bearbeitung der Bewerbungsdaten in Microsoft SharePoint erfolgen derzeit manuell beziehungsweise teilweise automatisiert. Google und Microsoft sind dabei als Dienstleister beteiligt. Bei der Nutzung von Google und Microsoft können personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Soweit Übermittlungen auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission beruhen, gilt dieser für die jeweiligen Empfänger. Für andere Übermittlungen verwenden wir, soweit einschlägig, geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Informationen zu den konkret eingesetzten Garantien und deren Verfügbarkeit erhalten Sie auf Anfrage bei uns. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Meta gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Meta. Die ALVA Solutions GmbH ist für die Erhebung und anschließende Verarbeitung der Bewerbungsdaten zu eigenen Recruiting-Zwecken verantwortlich. Etwaige gemeinsame Verantwortlichkeiten mit Meta richten sich nach den jeweils geltenden Vereinbarungen. Zweck ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (ergänzend § 26 BDSG, soweit anwendbar). Bewerbungsdaten werden in der Google-Tabelle, in internen E-Mail-Benachrichtigungen und in SharePoint gespeichert. Für diese Datenbestände gelten die in Abschnitt 3 beschriebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen; die Löschung erfolgt derzeit manuell. Bewerbungsunterlagen werden nicht an Meta zurückübermittelt. Die Datenschutzhinweise sind im Formular vor dem Absenden verlinkt. Informationen zur Datenverarbeitung durch Meta finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Meta.

Freiwillige Erfolgsmessung mit dem Meta-Pixel

Auf der Bewerbungsseite für die persönliche Assistenz verwenden wir das Meta-Pixel ausschließlich nach Ihrer vorherigen, freiwilligen Einwilligung. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wir messen Seitenaufrufe und das erfolgreiche Absenden einer Bewerbung, um zu erkennen, welche Recruiting-Anzeigen zu Besuchen und Bewerbungen führen. Eine Bewerbung wird erst gezählt, nachdem unser Server die erfolgreiche Übermittlung bestätigt hat. Ein bloßer Klick auf die Schaltfläche, ein Formularfehler oder ein technischer Test im Testmodus löst keine Bewerbungs-Conversion aus.

Bei erlaubter Messung werden das Ereignis, die Seitenadresse und technische Verbindungs- und Geräteinformationen, etwa IP-Adresse, Browser, Referrer und Cookie-Kennungen, an Meta übermittelt. Meta kann Cookies wie _fbp und _fbc verwenden und die Informationen mit einem Meta-Konto sowie Daten aus anderen Quellen verbinden. Dadurch können Nutzungs- und Werbeprofile entstehen und personalisierte Anzeigen unterstützt werden. Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Lebensläufe, Bewerbungsnummern und Freitextantworten aus unserem Formular übermitteln wir nicht als Pixel-Parameter. Der automatische erweiterte Abgleich sowie zusätzliche automatische Seiten- und Event-Erfassung sind für unsere Einrichtung deaktiviert.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die freiwillige Datenverarbeitung und § 25 Abs. 1 TDDDG für nicht unbedingt erforderliche Speicherungen und Zugriffe auf Ihrem Endgerät. Ohne Einwilligung laden wir das Meta-Pixel nicht. Die Einwilligung ist keine Voraussetzung für eine Bewerbung und beeinflusst die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nicht. Ihre Auswahl speichern wir mit Zeitpunkt und Textversion für höchstens 180 Tage im lokalen Browserspeicher, um Ihre Entscheidung umzusetzen. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Tracking-Auswahl ändern“ im Fußbereich der Bewerbungsseite widerrufen. Dabei wird die weitere Ereignisübermittlung deaktiviert; von unserer Seite erreichbare Meta-Cookies werden gelöscht. Bereits bei Meta verarbeitete Daten werden dadurch nicht rückwirkend gelöscht.

Soweit ALVA und Meta gemeinsam über die Erhebung und Übermittlung dieser Event-Daten entscheiden, gilt die Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Meta informiert dort über die Aufteilung der Pflichten. Für die weitere Verarbeitung durch Meta gelten dessen eigene Datenschutzhinweise. Sie können Ihre Rechte gegenüber ALVA und Meta geltend machen. Meta kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeiten. Informationen zu Empfängern, den jeweiligen Übermittlungsmechanismen, Speicherfristen und Ihren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in den Datenschutzhinweisen und der Cookie-Richtlinie von Meta. Die im Werbeanzeigenmanager ausgewiesenen Werte können durch abgelehnte Einwilligungen, Browser-Schutz und Zuordnungsregeln von den tatsächlichen Bewerbungseingängen abweichen.

6. KI-Werkzeuge und menschliche Prüfung

ALVA kann generative KI-Werkzeuge wie ChatGPT von OpenAI und Claude von Anthropic zur allgemeinen Unterstützung bei Texten, Vorlagen und organisatorischen Aufgaben einsetzen. Bewerbungsunterlagen und personenbezogene Angaben aus einer Bewerbung werden nicht in diese oder andere generative KI-Systeme eingegeben. Falls Informationen für eine allgemeine KI-Unterstützung verwendet werden, müssen sie vorher so anonymisiert werden, dass kein Bezug zu einer Bewerberin oder einem Bewerber hergestellt werden kann. Diese KI-Anbieter erhalten daher keine identifizierbaren Bewerbungsdaten. KI trifft keine Auswahl- oder Einstellungsentscheidung; Bewerbungen werden von Menschen geprüft.

7. Keine automatisierte Auswahlentscheidung

Wir treffen Auswahl- und Einstellungsentscheidungen nicht ausschließlich automatisiert. Es findet keine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

8. Ihre Rechte

Sie können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Sie können der Verarbeitung widersprechen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, und Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit. Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an backoffice@alva-solutions.de.

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO einlegen. Wir stellen die Verarbeitung ein, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung nicht der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung Widerspruch einlegen. Anfragen bearbeiten wir unverzüglich, grundsätzlich innerhalb eines Monats. Bei gesetzlich zulässiger Verlängerung informieren wir Sie innerhalb dieser Frist über die Gründe.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für ALVA Solutions GmbH ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, zuständig. Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die unter „Verantwortliche Stelle“ genannte Kontaktadresse.

9. Anwendbares Recht

Es gelten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).